Privacy Statement

Privacy Statement Stichting Orion - bijgesteld 15 november 2017


Privacy websitebezoekers

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om te zien hoeveel bezoekers deze website bekijken en welke pagina's zij interessant vinden.


Google Analytics is een gratis dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen en gedetailleerd weer te geven.
Het doel van deze dienst is om de beheerder van de website een duidelijk beeld te geven van onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves. Aan de hand van deze informatie kan een webmaster eventuele reclamecampagnes of zelfs delen van de website aanpassen aan het gedrag van de bezoeker. 

Als men Google Analytics inzet op een site, plaatst Google vanaf deze site cookies bij de bezoeker om zo de benodigde informatie te kunnen vergaren. Google maakt duidelijk dat dit geen privacyschending oplevert, en voor wie nog meer zekerheid wil, is er een speciale optie om IP-adressen af te schermen.

Waar het na invoering van de cookiewet lang de vraag was of Google Analytics uitgezonderd kon worden van de cookiewet, is daar naderhand duidelijkheid in gekomen. Er is een nieuwe uitzonderingsgrond aan de wet toegevoegd, waar Google Analytics onder geschaard kan worden. Diensten die ingezet worden om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van een geleverde dienst, kunnen uitgezonderd worden van de cookiewet wanneer deze diensten geen of geringe inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer.

Privacy leerlingen, ouders en medewerkers Stichting Orion


Ter bescherming van de privacy van leerlingen, hun ouders en medewerkers betracht Stichting Orion de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Van medewerkers, ouders en leerlingen wordt daarom verwacht dat zij zich houden aan onderstaande maatregelen.


Hoe gaan wij om met de informatie van en over leerlingen

Over de ingeschreven leerlingen verzamelt de school alle informatie die noodzakelijk is om hen zo goed mogelijk kunnen begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra zorg te kunnen bieden. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het leerlingdossier (met het leerlingdossier wordt hier alle geregistreerde informatie over een leerling bedoeld).


Omdat wij deze gegevens over leerlingen verzamelen, vallen we onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze wet is bedoeld om ervoor te zorgen dat de gegevens over personen zorgvuldig worden gebruikt (geheimhoudingsplicht) en wordt misbruik ervan tegen gegaan. Het leerlingdossier is alleen toegankelijk voor de begeleiders van een leerling ín de school/medewerkers van de school.


In de school wordt regelmatig over leerlingen gesproken, bijvoorbeeld in de rapportvergadering, de leerlingbespreking en het interne zorgoverleg. Dit overleg is nodig om de vorderingen van de leerlingen te volgen, problemen te signaleren en afspraken te maken over de begeleiding. Voor leerlingen die extra begeleiding of zorg nodig hebben, wordt samengewerkt met externe deskundigen. Als we een leerling willen bespreken met deze externen wordt daarvoor eerst aan ouders/verzorgers toestemming gevraagd. Als de leerling ouder is dan 16 jaar vragen we de leerling zelf om toestemming.


Er zijn bij onze scholen een groot aantal disciplines nauw betrokken bij de ontwikkeling en zorg van onze leerlingen. Dit betekent echter niet dat onze scholen alle gegevens in haar bezit hebben. Het gaat hierbij om:


  • de medische dossiers vallen onder het beheer van de schoolarts
    het medisch verslag tbv. de CvB maakt onderdeel uit van ons leerlingvolgsysteem ParnasSys

  • de overige gegevens, zoals verslagen van onderzoek en besprekingen, vallen onder het beheer van de directie. Alle dossiers mogen slechts onder toezicht worden ingezien. Ouders hebben uiteraard het recht deze in te zien

  • de schooldossiers worden drie jaar na het schoolverlaten van de leerling vernietigd

  • het beschikbaar stellen van dossiergegevens aan derden kan slechts plaatsvinden na toestemming van ouders/wettelijk vertegenwoordigers

  • de school kan slechts na toestemming van ouders overgaan tot het opvragen van dossiergegevens bij derden


Zie voor verdere gegevens over de Wet Bescherming Persoonsgegevens de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.


Hoe gaan wij om met informatie van en over ouders

Over de ouders van ingeschreven leerlingen verzamelt de school alle informatie die noodzakelijk is om hen zo goed mogelijk kunnen begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra zorg te kunnen bieden. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het leerlingdossier.


Hoe gaan wij om met informatie van en over medewerkers

Over de medewerkers die bij ons werkzaam zijn en zijn geweest verzamelt het schoolbestuur alle informatie die noodzakelijk is voor hun aanstelling en bezoldiging. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het personeelsdossier (met het personeelsdossier wordt hier alle geregistreerde informatie over het personeelslid bedoeld).


Hoe gaan wij om met sociale media

Met een betrekking tot de omgang met sociale media is een sociale media protocol opgesteld dat alle medewerkers hebben ontvangen. Op alle Orion scholen worden leerlingen onderwezen in de omgang met sociale media. Zie onderstaand kader met de richtlijnen.


Richtlijnen gebruik social media

1. Medewerkers van de school delen kennis en andere waardevolle informatie.

2. Bij onderwijs onderwerpen maken medewerkers duidelijk of zij op persoonlijke titel of

namens de school publiceren.

3. Medewerkers van de school publiceren geen vertrouwelijke informatie op social media.

4. Ga niet in discussie met een leerling of ouder op social media.

5. Schoolbestuurders, schoolleiders en leidinggevenden zijn altijd vertegenwoordiger van

de school – ook als zij een privé-mening verkondigen. Bij twijfel niet publiceren.

6. Medewerkers van de school zijn persoonlijk verantwoordelijk voor wat zij publiceren.

7. Medewerkers van de school weten dat publicaties op social media altijd vindbaar zijn.

8. Bij twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met de school zoeken

medewerkers contact hun leidinggevende.

9. De school zorgt ook digitaal voor een veilig klimaat en communiceert met

medewerkers, leerlingen en ouders hoe zij dit doet.

10. De school legt vast welke maatregelen zij neemt bij digitale overtredingen van

medewerkers, leerlingen en ouders en communiceert dit met deze doelgroepen.


Hoe gaan wij om met het maken en gebruiken van foto’s en video’s.

Het is op de Orion scholen gebruikelijk dat er tijdens de lessen video-opnamen worden gemaakt. Deze opnamen zijn bestemd om het lesgeven van de groepsleerkracht te verbeteren en worden niet buiten school gebruikt.


Af en toe worden er foto’s video-opnamen gemaakt die gebruikt kunnen worden als voorlichtingsmateriaal. Als uw kind hierop te zien is, kunnen deze alleen met toestemming van de ouder(s)/voogd(en) als zodanig worden gebruikt. Toestemming van ouders is eveneens vereist als hun kind gefilmd wordt voor privé doeleinden. Hierbij valt te denken aan ouders die willen filmen tijdens bijvoorbeeld het vieren van een verjaardag op school. Dan dient er vooraf toestemming te zijn van de directie van onze school.


Het maken van foto’s of video-opnamen van een leerling door (een medewerker van) Orion geschiedt altijd op basis van toestemming van ouders/voogden, en bij een leeftijd van 16 jaar of ouders op basis van toestemming van de leerling zelf.  


Wat vragen wij van ouders

Voorzieningen zoals bijvoorbeeld digitale camera’s, mobiele telefoons en tablets zorgen ervoor dat ouders op schoolbijeenkomsten veel foto’s en video-opnames kunnen maken. Wij kunnen dat niet verbieden. Wij vragen echter voorafgaand aan dergelijke events of ouders er aan willen denken dat lang niet alle ouders van leerlingen en medewerkers het op prijs stellen dat deze beelden op sociale media geplaatst worden. En verzoeken hen om alleen opnames waar uitsluitend hun eigen kind op staat via sociale media te verspreiden.