Privacy Statement

Privacy Statement Stichting Orion d.d. 25 mei 2018


Ter bescherming van de privacy van leerlingen, hun ouders en medewerkers betracht Stichting Orion de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Hiertoe houdt Stichting Orion zich aan alle relevante wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).


Waarom verwerken wij gegevens van en over leerlingen

Stichting Orion verwerkt persoonsgegevens van leerlingen voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw specifieke toestemming verwerken.


Hoe gaan wij om met de informatie van en over leerlingen
De leerlinggegevens worden op school opgeslagen in het leerlingvolgsysteem ParnasSys of SOM. Deze systemen zijn beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van de school en medewerkers van samenwerkende partijen welke het belang van de leerling dienen, zoals bijvoorbeeld de schoolarts. Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of voor het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de directeur van de school.


Tijdens de lessen wordt gebruikgemaakt van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn schriftelijke overeenkomsten afgesloten over het gebruik van de gegevens die ze van de school krijgen. Een leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als de school daar toestemming voor geeft, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, stagebedrijven, samenwerkingsverband en accountant. Indien de gegevensuitwisseling geen wettelijke grondslag heeft, wordt u hiervoor altijd toestemming gevraagd.


Daarnaast wordt in de school regelmatig over leerlingen gesproken, bijvoorbeeld in de rapportvergadering, de leerlingbespreking en het interne zorgoverleg. Dit overleg is nodig om de vorderingen van de leerlingen te volgen, problemen te signaleren en afspraken te maken over de begeleiding. Voor leerlingen die extra begeleiding of zorg nodig hebben, wordt samengewerkt met externe deskundigen. Als we een leerling willen bespreken met deze externen wordt daarvoor eerst aan ouders/verzorgers toestemming gevraagd. Als de leerling ouder is dan 16 jaar vragen we de leerling zelf om toestemming.


Er zijn bij onze scholen een groot aantal disciplines nauw betrokken bij de ontwikkeling en zorg van onze leerlingen. Dit betekent echter niet dat onze scholen alle gegevens in hun bezit hebben. Het gaat hierbij om:


  • de medische dossiers; deze vallen onder het beheer van de schoolarts.

  • het medisch verslag tbv. de CvB; dit maakt onderdeel uit van ons leerlingvolgsysteem ParnasSys.

  • de overige gegevens, zoals verslagen van onderzoek en besprekingen, vallen onder het beheer van de directie. Alle dossiers mogen slechts onder toezicht worden ingezien. Ouders hebben uiteraard het recht deze in te zien.

  • de schooldossiers worden drie jaar na het schoolverlaten van de leerling vernietigd.

  • het beschikbaar stellen van dossiergegevens aan derden kan slechts plaatsvinden na toestemming van ouders/wettelijk vertegenwoordigers.

  • de school kan slechts na toestemming van ouders overgaan tot het opvragen van dossiergegevens bij derden.


Zie voor verdere informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.


Hoe gaan wij om met informatie van en over ouders

Over de ouders van ingeschreven leerlingen verzamelt de school alle informatie die noodzakelijk is om hen zo goed mogelijk kunnen begeleiden bij het doorlopen van de school en om zo nodig extra zorg te kunnen bieden. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het leerlingdossier.


Hoe gaan wij om met informatie van en over medewerkers

Over de medewerkers die bij ons werkzaam zijn en zijn geweest verzamelt het schoolbestuur alle informatie die noodzakelijk is voor hun aanstelling en bezoldiging. Deze informatie wordt (digitaal) opgeslagen in het personeelsdossier (met het personeelsdossier wordt hier alle geregistreerde informatie over het personeelslid bedoeld).

Hoe gaan wij om met overige persoonsgegevens?

Het kan voorkomen dat Stichting Orion in het bezit komt van (beperkte) gegevens van overige personen, zoals naam en e-mailadres van iemand die zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief. In dergelijke gevallen zullen wij deze gegevens altijd uitsluitend gebruiken voor het doeleinde waarvoor deze ons zijn aangeleverd.


Gebruik van foto’s en video’s

Er wordt van elke leerling een pasfoto gemaakt welke wordt gebruikt voor in het administratiesysteem. Daarnaast is het op onze school gebruikelijk dat er af en toe tijdens lessen video-opnamen worden gemaakt; deze opnamen worden intern gebruikt als voorlichtings- of instructiemateriaal om het lesgeven van de groepsleerkracht te verbeteren, en worden niet zonder uw specifieke toestemming buiten de school gebruikt. Verder worden er foto’s van leerlingen gemaakt die worden gebruikt voor het ouder communicatieplatform Social Schools of Klasbord. Deze foto’s worden alleen gedeeld met ouders van de leerlingen uit de betreffende klas.


Ook maakt de school voor andere doeleinden foto’s en/of video’s van leerlingen gedurende de schooldag en tijdens jaarfeesten, schoolevenementen en projecten. Zie voor een compleet overzicht en verdere toelichting over het gebruik van foto’s en video’s het ‘toelichtings- en akkoordformulier gebruik foto’s en video’s’ (bijlage 10.4 van de schoolgids).


Basispoort en COOL

Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt de school gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort maakt voor het schooljaar 2015/2016 gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld. Voor meer informatie over Basispoort kunt u kijken op http://info.basispoort.nl/privacy.


Naast Basispoort maakt de school ook gebruik van Cloudwise Online Onderwijs Leerplatform, ook wel COOL genoemd. Dit is een gestructureerde schoolomgeving via welke de leerlingen toegang hebben tot de lesprogramma’s die specifiek voor hen relevant zijn. COOL maakt hiervoor gebruik van enkele basale persoonsgegevens zoals naam, klas, etc. Als u meer wilt lezen over de privacyvoorwaarden van COOL kunt u dit doen op de website van cloudwise: http://www.cloudwise.nl.  

 

Meekijkfunctie COOL-omgeving

Op onze school maken we gebruik van de meekijkfunctie van COOL, het leerplatform van Cloudwise. Het gebruik van de meekijkfunctie van COOL is onderwijsondersteunend. Hiermee kan een docent van achter zijn/haar computer in één oogopslag zien waar leerlingen mee bezig zijn, welke tabbladen openstaan en eventueel ondersteunen waar nodig. Op deze manier hebben leerlingen de vrijheid om met de chromebooks aan de slag te gaan zonder dat de docent het overzicht verliest. Daarnaast stelt het de docent in staat om leerlingen makkelijker, sneller en beter te helpen.

Via dit bericht stellen wij u op de hoogte van het gebruik ervan. Mocht u hierover vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de schoolleiding.


Wat verwachten we van u?

Het kan voorkomen dat u het als ouder/verzorger leuk vindt om foto’s en/of video’s te maken van uw kind op school of tijdens schoolevenementen, schoolreisjes of projecten. Hier is in principe niets mis mee. Toch willen we u vragen terughoudend te zijn met het maken en publiceren van beeldmateriaal, en geen foto’s of video’s te maken van andere leerlingen. Op deze manier kunnen wij de privacy van alle leerlingen waarborgen, en kan de school een veilige omgeving zijn waar kinderen (en hun ouders) niet bang hoeven te zijn steeds te worden gefotografeerd. Wij vertrouwen op uw begrip en medewerking in deze.